Análisis de procesos e implementación de tecnologías de la información en un área de Educación Continua médica

Abstract

Las organizaciones de hoy en día son afectadas en su productividad por factores tanto internos como externos, algunos con elementos modificables en búsqueda de la mejora continua detectando áreas de oportunidad, es por esto que es necesario el implementar, desarrollar o construir nuevos procesos y proyectos o actualizar los actuales para mejorar la eficiencia de las tareas y obtener mejores resultados de los procesos. El presente trabajo de estudio de caso, se centra en una dependencia u organización dedicada a la Educación Continua (EC) Médica, dependiente de una Universidad Pública en México dónde se forman, entre otros, médicos, en la que se presentan procesos que constituyen un trayecto formativo para el Registro de Actividades Académicas, solicitud de informes e inscripción a las mismas, pago de inscripción correspondiente y al finalizar la elaboración de las constancias respectivas, donde, basado en la experiencia del autor existe uno o más problemas relacionado con la gestión de procesos administrativos que influyen en la eficiencia, los tiempos de entrega y respuesta, duplicidad de datos, entre otros. Así mismo, se realizó un análisis de los procesos involucrados dentro de este trayecto formativo a través de una metodología mixta con un enfoque interpretativo, utilizando un estudio transversal, que permitió obtener datos sensibles de los actores y su relación con la problemática de manera cuantitativa mediante la aplicación de dos encuestas de manera anónima, adicionalmente, se realizó una observación in situ durante dos jornadas laborales completas, para profundizar en detalle las dinámicas que se generan en el área para identificar y describir los principales problemas u omisiones de los procesos detectando así áreas de oportunidad. Al finalizar se postuló una propuesta de solución basada en la gestión de procesos con asesoría de profesionales en informática, que consiste en un sistema de información electrónico y en línea, con todas las medidas de seguridad digital y resguardo de la información, datos personales y documentos de carácter oficial, como estrategia para dirimir el problema.