UNIVERSIDAD LA SALLE
FACULTAD DE NEGOCIOS
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Con Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios de la Secretaria de Educación Pública según acuerdo número 984030 de fecha 19 febrero de 1998
ESTUDIO DE CASO
Proceso administrativo y logístico para la importación de vitrinas de uso comercial en una empresa en la Ciudad de México
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRESENTA: Brenda Itzel Roa Chavarria
Asesor: Dr. Cesaire Chiatchoua
Ciudad de México 2024 |
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Dedicatoria
A mi mamá y a mi hermana que han estado conmigo a lo largo de este camino, a todas las personas que me han apoyado para alcanzar mis objetivos y procurado mi felicidad; a quienes han extendido su mano para apoyarme en mi superación personal y profesional.
Gracias a todos por escucharme y nunca dejar que me rinda y por siempre apoyarme en todo momento.
Índice
Una empresa mexicana con inversión extranjera, fundada en diciembre del 2013 con el objetivo de comercializar, importar e instalar vitrinas de uso comercial. La filial es española, con más de 60 años en la industria de refrigeración comercial, creada por socios españoles y con una alta experiencia en el mercado de la refrigeración; siete años en el mercado mexicano respaldan su trabajo, llegando así, a diversos mercados para el posicionamiento de la marca dentro de la República Mexicana.
Dentro de las vitrinas de uso comercial existen diferentes variantes para la conservación de los alimentos, una es la frigorífica que sirve para mantener fríos los productos que así lo demandan y también existen las vitrinas calientes (calientes seca y vitrinas baño maría) que actúan de manera individual en la industria, por ello, su importancia es fundamental para la preservación y cuidado de los alimentos.
El catálogo de vitrinas es muy extenso, sus características pueden ser tan diversas como el cliente lo requiera, su amplia gama permite elegir desde las cuestiones estéticas con algún toque gourmet hasta elementos más sencillos con funciones básicas para su uso comercial, brindando para el usuario un mayor número de beneficios por las funciones que puede brindar cada equipo.
La importación de equipos frigoríficos comienza con el proceso logístico-administrativo de la empresa, tomando en cuenta los diversos requerimientos para tal proceso, ya que de lo contrario podrían derivar distintos problemas que pueden provocar grandes riesgos; tomando en cuenta estas medidas, todo el proceso de importación se podrá generar de manera óptima hasta el punto de entrega final.
Diseñar una estrategia administrativa y logística que mejore el proceso de importación de vitrinas de uso comercial en una empresa de la Ciudad de México.
Comercializar vitrinas de uso comercial exportadas de España dentro de los diferentes mercados en México, requiere de un proceso de importación eficaz que cumpla con todos los requisitos administrativos y legales que la norma española y mexicana solicitan, garantizando la entrega final del producto en óptimas condiciones.
Dificultades en el proceso de importación:
“Las empresas son tan eficientes como la suma de sus procesos: cada acción y esfuerzo de las áreas y personas que la integran cuentan para obtener resultados. Cuantos más detalles y fallas se filtren en la estructura, su gente y sus flujos, más difícil será el camino hacia la calidad” (Rodríguez, 2023). Ello pone de manifiesto que los errores y la falta de competitividad pueden restar puntos a la productividad de la empresa, por tal razón es de suma importancia contar con elementos que ayuden a mejorar los procesos. A continuación, se presenta un diagrama de Consecuencias en la Operación que permite detectar las diferentes variables encontradas en el caso a revisar, cuáles son sus causas y sus efectos frente a las diferentes contrariedades.
Tabla 1. Diagrama de Consecuencias en la Operación:
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Variable |
Causa |
Efecto |
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Proveedor; empresa encargada de suministrar las vitrinas de acuerdo con los pedidos ingresados. |
Comunicación directa con proveedor; ir de la mano con el proveedor para atender situaciones comunes o de urgencia. |
Manual de procedimientos; manual a través del cual se establecerán una serie de pasos para atender una importación desde su fabricación. |
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Fracción arancelaria; codificación de ocho dígitos asignada a un |
Análisis de fracción; revisión a la importación de la fracción arancelaria |
Regulaciones arancelarias: si aplica la fracción será acreedora a |
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producto para su importación. |
para consultar si es aplicable de regulaciones arancelarias. |
pago de aranceles a su importación, así como a las certificaciones que puedan ser aplicables dentro de la fracción. |
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Logística; coordinación oportuna con naviera, Agente Aduanal y forwarder. |
Transito marítimo; seguimiento continuo de la carga. |
Despacho aduanero: Gestión aduanera para su libre importación.
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Nota: Elaboración propia
El presente estudio de caso pretende identificar los obstáculos generales en la venta de vitrinas de uso comercial, para generar un proceso mejor estructurado durante toda la operación de exportación en España e importación en México, que pueda disminuir los contratiempos que resultan de una comunicación no eficiente en el departamento administrativo y logístico, potencializar las áreas de oportunidad localizadas y así, poder brindar el mejor servicio de calidad a los clientes de acuerdo a las necesidades particulares de cada uno.
Toda importación debe ser revisada con estricto orden y control para responder de manera favorable ante cualquier contratiempo que pueda resultar durante todo el proceso, dando la mejor solución antes de su llegada, ya que al estar cerca de su destino final se tiene menos tiempo para generar las correcciones necesarias y los costos por ello, se incrementan demasiado. El gasto adicional
generado por esta situación hace denotar errores que no fueron atendidos desde un inicio, aumentando el costo de las vitrinas y disminuyendo la rentabilidad, lo que se traduce en una oportunidad para la competencia del mismo mercado.
El departamento administrativo y logístico serán los responsables de atender todo el proceso y su cumplimiento, participarán desde el día uno en la confirmación del pedido. Administración revisará de forma continua cada documento y toda información emitida, así como la correcta aplicación de las normas oficiales; el departamento logístico medirá los tiempos entre cada operación, dará respuesta sobre cualquier retraso que se pueda suscitar con las compañías transportistas y es responsabilidad de ambos departamentos tener la información clara de cada una de las operaciones comerciales.
Este Estudio de Caso permitirá a la empresa reconocer los principales obstáculos que impiden un mejor proceso de importación, además brindará un panorama más amplio de la operación dentro de la compañía para generar estrategias eficientes para dar solución a las dificultades ya presentes, determinando cuáles son las áreas de oportunidad en el proceso de importación, que están enfocadas en el cuidado de los tiempos de respuesta entre exportador e importador.
La empresa sobre la que se enfoca este trabajo, está constituida en México con una inversión extranjera de origen español; tiene presencia en seis diferentes lugares del mundo, ubicados de manera estratégica, para ofrecer a sus clientes una amplia variedad de vitrinas para enfriar o mantener calientes los productos que ahí se coloquen, para uso comercial donde los productos pueden mantenerse fríos o calientes según las diversas necesidades; son ambientalmente sostenibles y eficientes para garantizar la seguridad alimentaria de todos los productos expuestos en ellas.
Con más de 60 años en el mercado europeo y fundada por socios españoles en 1957 e identificada por ser una empresa familiar de tercera generación, actualmente cuenta con dos plantas, la primera con origen desde su fundación está ubicada en la ciudad de Castellón de la Plana y la segunda, inaugurada en 2019 tiene sus instalaciones en Cabanes, un municipio de la comunidad Valenciana, ambas en España, la planta en España, cuenta con más de 500 empleados y 250 proveedores (Frost-trol, 2023). Esta última, cuenta con innovación en sus instalaciones, una infraestructura automatizada y autosuficiente de diseños exclusivos en su maquinaria, algunos de ellos fueron creados por el Departamento de Ingeniería e Innovación permitiendo optimizar los procesos de manufactura por el grado de personalización implantado en su maquinaria.
La planta cuenta con cinco oficinas comerciales que reportan su operación a la matriz ubicada en España, las oficinas comerciales se encuentran en: Francia, Dubái, El Caribe, Zona Andina, México.
En México únicamente se encuentra la parte operativa que se ocupa principalmente como punto de venta. Todas las vitrinas comercializadas son importadas de España, se pueden encontrar en tiendas de conveniencia, tiendas departamentales, tiendas de autoservicio, supermercados y establecimientos comerciales varios mejorando las medidas de calidad e incluso de estética, en la venta de productos alimenticios.
La empresa con más de seis años de presencia en México fue fundada en 2013, sus oficinas están ubicadas en el Estado de México con el objetivo de la compra/venta e instalación de vitrinas para uso comercial. Gracias a su experiencia y profesionalismo adquirido a través de los años, se ha diseñado una amplia gama de modelos que se pueden adaptar a las necesidades que el cliente este solicitando y acorde al mercado donde desee posicionarlas.
Las vitrinas que se comercializan son instaladas en supermercados, tiendas de conveniencia, tiendas departamentales, tiendas de autoservicio y establecimientos comerciales varios. Las vitrinas en su mayoría son puestas en espacios vanguardistas para dar una mayor perspectiva al cliente y una mayor comodidad de visualización.
México es la puerta de entrada para la comercialización en toda Latinoamérica, geográficamente se encuentra en un área estratégica que demanda
un proyecto a futuro, la creación de una planta como centro de distribución en la Zona Centro, para los países Andinos y del Cono Sur, estrategia que puede brindar grandes beneficios para la empresa en general, principalmente la disminución de gastos en los traslados de importación y exportación.
Una vitrina de uso comercial tiene diferentes funciones dentro de la industria alimentaria, su empleabilidad es primordial para la conservación de los productos alimenticios, dependiendo el uso que se le quiera dar y los alimentos que deba exhibir, será el tipo de vitrina que se contemple para el cliente, brindando diversas opciones tanto en material como estética para que pueda cumplir con los requerimientos de cada particular.
Las vitrinas de uso comercial se encuentran principalmente en:
Imagen 1. “Imagen representativa de vitrinas puestas en un supermercado”
Nota: Elaboración propia
La refrigeración es el proceso por medio del cual se consigue una disminución de la temperatura de fluidos, es una de las más importantes en la industria alimentaria, porque ralentiza la proliferación de bacterias en los alimentos y permite conservar intactas sus propiedades, prolongando el tiempo de conservación (Carel, 2023).
La refrigeración comercial se encarga de regular la temperatura en los equipos para la preservación de alimentos en los diferentes tipos de la industria alimentaria, ubicados en el área de lácteos, carnes, quesos y pasteles; mientras que el sistema de congelación funciona en los departamentos de pescado o carne y la conservación en alimentos calientes y baño maría.
En la refrigeración se mantiene solo una temperatura baja para no modificar la condición natural de los alimentos, formando una barrera que impide la entrada de calor. Algunos ejemplos de vitrina para refrigeración se encuentran en los departamentos de carnes, lácteos, quesos, pasteles frutas y verduras; la temperatura de refrigeración tendrá que ir en función al producto que se quiera mantener, por ejemplo, una vitrina para quesos debe tener una temperatura de 2°C para una conservación adecuada.
La congelación es un proceso de conservación de alimentos basados en exponer los alimentos a temperaturas por debajo de su punto de congelación,
convirtiendo el hielo y solidificando toda el agua o humedad contenida en el alimento (INTARCON, 2023).
El proceso de congelación permite mantener los alimentos y/o productos en temperaturas muy bajas por largos periodos de tiempo para impedir su descomposición; este tipo de vitrinas se emplea principalmente en los departamentos de alimentos pre cocidos, pescado, carnes, helado, etc. El nivel de la temperatura dependerá siempre del producto que se busca preservar, por ejemplo, una vitrina para helados debe estar a -14° con el objetivo de mantener en su estado natural sin que se escarche, mientras que una vitrina para congelados debe tener una temperatura de -18°.
El método de congelación es una de las formas más eficaces para el cuidado y preservación de los alimentos, los mantiene en su estado natural y detiene cualquier proceso biológico de descomposición ayudando a prolongar el tiempo de vida de cualquier alimento para su almacenamiento o traslado sin que pierda sus propiedades.
La vitrina caliente y baño maría permite mantener los alimentos a una temperatura mayor para su consumo inmediato, mismas que pueden estar adaptadas para que una persona sirva los alimentos o dejar que el mismo consumidor los pueda tomar de acuerdo a las necesidades del establecimiento. Este
tipo de vitrinas se puede encontrar en el área de comida, exhibiendo los alimentos listos para consumirse en el lugar o para llevar a casa a una temperatura media.
México y España están unidos por fuertes vínculos históricos y culturales, la relación entre ambos países se caracteriza por un extraordinario dialogo y por la amplitud y diversidad de cooperación en múltiples ámbitos (México, 2023).
México tiene un Tratado de Libre Comercio con la Unión Europea (TLCUEM) firmado el 8 de diciembre de 1997 que facilita la comercialización con España, reduciendo así las Barreras para la compra y venta de productos entre estos países. El objetivo de este tratado es aumentar el comercio entre los países miembros, siendo que la Unión Europea (UE) es el tercer socio comercial de México y el 2° inversionista. (Gobierno de México, 2023).
La relación comercial entre la empresa exportadora e importadora goza de una preferencia de comunicación al ser la empresa importadora una filial de la empresa exportadora, en México se cuenta con el respaldo de España para realizar cualquier actividad que se desee, para cualquier información que se requiera siempre se procurara contar con un sistema de comunicación que permitía tener la información en el momento preciso que se requiere, ya que la diferencia de horario pudiera jugar en contra del importador.
En el proceso de importación y exportación de un país a otro es necesario justificar la acción por medio de documentos que amparen la actividad realizada, cada país tiene sus propias normas legales y de seguridad para trasladar mercancía, mismas que han sido estipuladas mediante convenios acordados entre los países que realizan dicha acción. La importación hacia México requiere de una serie de requisitos de carácter obligatorio, los cuales son:
(México, 2023)
Después de revisar los puntos anteriores y confirmando que están correctos los requisitos de importación se permite pasar al siguiente punto donde la empresa importadora esta lista para llevar a cabo el proceso. Por ello es indispensable que desde el inicio el área administrativa y logística tengan una comunicación eficaz para seguir a detalle, uno por uno los procesos evitando cualquier contrariedad.
El Proceso de Producción de vitrinas está conformado por los siguientes pasos:
La fabricación en planta llevará un proceso de producción de 3 a 4 semanas, considerando que cuenta con todos los componentes necesarios para su elaboración; en caso de no tener inventario de algún componente se tendrá que solicitar al proveedor, dando como resultado dos escenarios:
Los proveedores son parte primordial para el buen funcionamiento de la empresa, es necesario tener una relación comercial efectiva, a través de la cual se tenga el apoyo para las distintas áreas ante cualquier garantía que se requiera. Terminado el proceso de producción, cada vitrina debe pasar por el área de control
y expedición para colocar el etiquetado, preparar su embalaje y finalmente empaquetarlo; esta parte es muy importante para el manejo de este tipo de vitrinas).
Durante el proceso de producción se debe revisar la parte administrativa y logística de la operación. El importador y el Agente Aduanal procederán a determinar la fracción arancelaria de cada vitrina, para saber si cuentan con las regulaciones arancelarias aplicables, en caso de aplicar será necesario identificar el tipo de norma en México, o si la fracción cuenta con alguna acotación que permita exentar la norma.
En caso de requerir de una certificación de la Norma Oficial Mexicana (NOM) se debe solicitar al laboratorio el ingreso de la vitrina para ser sometida a las pruebas de eficiencia energética necesarias para poder contar con la aprobación del Organismo Certificador, (el tiempo de pruebas es de aproximadamente dos meses), período que resulta bastante extenso si el importador solo cuenta con los tiempos justos para el traslado de exportación e importación; el proceso puede demorar más tiempo si el organismo así lo demanda.
Si la fracción cuenta con una acotación de norma, se podrá exentar solicitando al laboratorio una Technical Opinion Letter (Carta TOL) donde se señale que la vitrina está exenta del cumplimiento de la NOM por los acotamientos que apliquen a cada una. Para la emisión de una Carta TOL el organismo solicitará la información técnica correspondiente a cada vitrina (ficha técnica, manual de
instalación, diagrama eléctrico, etiqueta del producto, y la confirmación de modelos para la emisión de la carta).
A continuación, se detallan las fracciones arancelarias para las vitrinas de uso comercial:
Fracción arancelaria para vitrinas de refrigeración y congelación:
84185001
Esta fracción requiere de la NOM-022-ENER/SCFI-2014 que se exceptúa en el campo de “equipos remotos; enfriadores sin puertas o cortinas de aire, enfriador/congelador combinados” menciona el Sistema Integral de Información de Comercio Exterior (SIICEX, 2023).
Imagen 2. “Fracción arancelaria 84185001”
Nota: (SIICEX, 2023)
Las vitrinas de refrigeración y congelación al contar con una excepción de normas son aprobadas para su importación a través de una Carta TOL emitida por el organismo.
Es un estudio prospectivo por que se realiza en el presente y con fecha de finalización agosto 2023;
Exportador:
Imagen 3 “Metodología en Origen”
1.-Confirmación de Pedido
2.-Clasificación arancelaria y cumplimiento de Normas
3.-Documentos comerciales (factura, lista de empaque, certificado de origen), etiquetado
4.-Carga, reporte fotografico
5.-Despacho y seguimiento
Nota: Elaboración Propia
Se inicia el proceso de exportación cuando;
Imagen 4. “Metodología del Importador”
Nota: Elaboración Propia
El proceso de importación inicia cuando;
Un obstáculo para el importador se presenta cuando el destinatario no cuenta con un número de autorización otorgado por la Secretaria de Economía (SE) para tal efecto, mismo que aplica las preferencias arancelarias delimitadas por el Tratado de Libre Comercio que México tenga con cada país como señala el Servicio Nacional de Información de Comercio Exterior (SNICE, 2023). Contar con este número ayuda a la declaración de información en la aduana de destino final, es decir el forwarder presenta el reconocimiento de embarque y el Certificado de origen declarando el número de bultos a importar, pero por error se declaró un bulto menos que lo que expresa la lista de empaque, el número de exportador autorizado hace aplicable la preferencia arancelaria a toda la factura no importando que la factura tenga seis ítems y el certificado solo 5.
Imagen 5. “Leyenda de exportador autorizado”
Nota: (SNICE, 2023)
4.- Errores de carga; el exportador debe considerar revisar detenidamente toda la información que se plasma en la exportación, al momento de realizar la carga de vitrinas no revisan la documentación comercial y no hacen la relación de los muebles que se declaran contra los muebles que se están cargando.
5.- Los probables cambios de los itinerarios de los buques, dan como resultado que la carga sea trasladada de un buque a otro y que las fechas de arribo cambien de acuerdo con lo confirmado con anterioridad, consecuencias que impactarán en la relación con el cliente en destino final.
“Los siguientes números representan el análisis encontrado en el flujograma de la imagen 4:”
1.- Los posibles obstáculos al arribo de un buque pueden ser originados por cambios climatológicos, ajenos a la solución del importador y exportador; lo cual no permite que los buques atraquen en la fecha estimada de arribo. Otro factor importante ocasionado por la situación tras la pandemia por COVID-19, son los cambios imprevistos en los buques, una realidad que ha dejado secuelas en el Comercio Internacional de retrasos que van desde semanas hasta de meses, sin tener una confirmación segura por parte de la línea naviera que pueda indicar sobre la ubicación de los contenedores.
2.- El previo debe coincidir con la documentación comercial presentada, conformada por la factura y la lista de empaque. En caso de que la información no coincida, la autoridad solicitará esclarecer el porqué de la irregularidad de
documentos, impactando en la operación del importador dichos cuestionamientos.
3.- En el despacho aduanero se debe cuidar que la carga presentada en los recintos fiscalizados cumpla con todas las regulaciones arancelarias solicitadas en la fracción de importación, de lo contrario el importador será acreedor a una multa de entre el 70 y 100 por ciento del valor comercial de cada carga.
La importación de vitrinas de uso comercial es un proceso que involucra diferentes departamentos para dar resultados favorables a la empresa, conocer las áreas de oportunidad dan apertura en el proceso y para brindar un mejor servicio de calidad desde que se cierra la venta hasta la entrega final del producto; las áreas de mayor importancia son la administrativa y logística, realizando las siguientes actividades:
Administrativo:
Logístico / Comercio Exterior:
Responder a los obstáculos encontrados en la importación de vitrinas, identificar posibles soluciones de la mano con origen y planta, son el objetivo para dar respuesta a cada inconveniente encontrado, mismos que serán atendidos y mejorados para proporcionar una estrategia que pueda reducir gastos y mejorar el tiempo de entrega final con el cliente:
A continuación, se muestra un ejemplo de un pedido:
Imagen 6. “Pedido Original”
Nota: Elaboración Propia
Imagen 7. “Código Barras”
Nota: Elaboración Propia
A continuación, se detalla un ejemplo de plano de cargas:
Imagen 8. “Plano de Carga”
Nota: Elaboración Propia
En origen se realiza la última revisión antes del despacho de los contenedores, esta acción se conforma de un check list que tendrá dos identificadores adicionales para prevenir cualquier error humano. Un identificador será colocar una etiqueta amarilla en el embalaje para avisar que la vitrina fue revisada en modelo, etiqueta y serie contra la factura y lista de empaque presentada en la carga; otro identificador será presentar firmado el plano de cargas por todos los responsables en el momento de la carga.
Importador: los problemas con la importación en México se originan si de origen las cosas se declaran mal, ya que se da seguimiento a lo informado previamente, facturas, listas de empaque, conocimiento de embarque y Certificado
de Origen. Cualquier mínimo error entorpecerá la gestión, trayendo consecuencias al importador que serán medidas de acuerdo con el grado del problema generado.
El proceso de importación puede resultar tan ágil, así como el exportador y él importador lo deseen, ya que ambos jugaran un papel muy importante.
El propósito de este estudio de caso se basó, en la identificación de los obstáculos que se presentan para la importación de vitrinas de refrigeración, congelación, vitrinas calientes y baño maría. Detectando los principales factores de riesgo en una operación logística, que acompañados de los departamentos involucrados puedan generar resultados favorables para la empresa.
Los obstáculos en la importación de vitrinas llevan a resultados negativos con gran afectación al importador, problema que se traslada hasta el consumidor final por el retraso de su entrega. Cuidar la importación desde origen es la clave fundamental para evitar los errores señalados en el presente trabajo, derivados de un mal seguimiento, sin importar si se habla de importador o exportador, la operación tiene que estar supervisada desde ambos puntos para evitar una mala gestión, para que, trabajando en conjunto el proceso de importación/exportación, la labor sea más eficaz y se pueda ofrecer el mejor servicio a sus clientes.
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CEOE. (29 de Enero de 2019). Obtenido de https://www.ceoe.es/es/ceoe-news/mexico-espana-relaciones-economicas-y-comerciales-cada-vez-mas-estrechas
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Rodríguez, J. (26 de Julio de 2023). HunSpot. Obtenido de https://blog.hubspot.es/sales/diagrama-ishikawa
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SNICE. (15 de 07 de 2023). Obtenido de SNICE: https://www.snice.gob.mx/cs/avi/snice/drrnas.origen.exp.autorizado.html
Villanueva, B. (01 de Jullio de 2022). Azafra Internacional S.C. Recuperado el 26 de Julio de 2023, de https://www.agenciaaduanal.net/saai-sistema-automatizado-aduanero-integral/